Antecedentes de la Información

II.1 Antecedentes

La información consiste de datos sometidos a un cierto proceso, que son utilizados por el gerente al tomar sus decisiones. Múltiples datos sometidos a un tratamiento es indispensable pues el cúmulo de datos acerca de hechos importantes para el gerente, puede ser tan grande que le impida el funcionamiento de su facultad crítica.

En cambio, la información resultante de analizar y agrupar datos en forma significativa es de gran ayuda para las decisiones gerenciales.

Gerencia es una ocupación que incluye las actividades de planeación, supervisión y control de operaciones ejecutadas por un grupo social dentro de una empresa o institución organizada.

La toma de decisiones es la principal característica de las actividades gerenciales, las cuales se dan en forma cíclica.

La informática  se ocupa de la información organizada en sistemas para las entidades socioeconómicas. La informática estudia problemas que en ella se presenta, con el fin de proporcionar la información necesaria a quien debe tomar decisiones. Para ello se ocupa de dos aspectos:

1) La información misma

2) Los medios necesarios para procesar diferentes datos y transformarlos en información útil, indicativa, sugestiva y comprensible para quienes deben utilizarla.

Estos dos aspectos definen el campo de la informática y facilitan su comprensión, pero no deben ser considerados aisladamente sino con cierto criterio de un solo sistema que forman parte de otro mayor llamado entidad socioeconómica (empresa, institución, etc.)

Toda empresa recibe y genera información. Esta información puede ser comunicada u ocultada, depurada o distorsionada, aprovechada o pasada por alto, etc. Además su valor depende de que llegue a la persona mas adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto no es aconsejable dejarla al azar sino que hay que tratar que sea un elemento de cohesión en la empresa y un factor de éxito. Esto se logra diseñando uno o más sistemas de información que establezcan principios de orden respecto a la afluencia y canalización de la información, y orientaciones en cuanto a su uso.

Como en los diferentes puntos de la empresa se toman decisiones con diverso alcance y repercusión, las necesidades de información varían. Es así que debe sufrir una o más transformaciones y derivaciones para que cada quien reciba la que necesita y como la necesita. Entra aquí en tratamiento o proceso de datos. Esto puede ser realizado en forma manual, mecánica, electromecánica o electrónica, pero lo importante es que con su grado de complejidad. Desde luego, cuando se cuentan con medios electrónicos las posibilidades de un sistema eficaz son mayores si se utiliza adecuada y productivamente.

	Objeto de estudio	Disciplina
	1) La información misma	Diseño de sistemas
Informática
	2) Los medios para transformarla	Proceso de datos

En el proceso de la información resaltan cuatro aspectos: la palabra, el registro, el archivo y el banco de datos.

Palabra.- Es la cantidad más pequeña de información o grupo de caracteres que puede utilizar y archivar de manera autónoma, en una operación dada. Es un grupo de letras o números o de ambos arreglados en un cierto orden, que tiene un significado propio. Una palabra equivale a un dato.

Registro.- Se forma agrupando “palabras” cada una de ellas contiene información estrechamente relacionada. Dicha relación se expresa o identifica mediante una clave común a todas las palabras que lo integran, las cuales pueden ser diferentes en todo lo demás. En el curso de un proceso hay que repetir el mismo ciclo de operación o tratamiento a todos los registros que se suceden y forman un archivo.

Archivo.- conjunto de registros de la misma naturaleza clasificados en un cierto orden determinado por la clave o claves que identifican a cada uno.

Banco de datos.- conjunto de archivos de una entidad económica, que reflejan y contribuyen un modelo de ella.

Características

• Corrige/confirma información previa.
• Tiene valor de sorpresa, dice algo al receptor que desconocía.
• Reduce incertidumbre.
• Importante para la toma de decisiones.
• Se utilizan los recursos de información una y otra vez.
• Si la información se recupera y se usa no pierde el valor.
• La información tiene valor solo en la medida en que afecta la información sobre la decisión o accion que se vaya a  tomar.

Ejemplo de datos:

- Materia prima (imagen, voz, texto)

- Campo de símbolos no aleatorios que representan cantidades, acciones,  

  objetos, etc.